> Version markdown de https://weenova.ai/reprise-portefeuille-crm-courtier — Weenova, CRM IA pour courtiers en assurance. Index complet des pages : https://weenova.ai/llms.txt

# Reprise de portefeuille : migrer d’Excel ou de son extranet vers un CRM

Mis à jour le 2026-07-13

**Une reprise de portefeuille se déroule en 6 étapes : exporter, nettoyer, mapper, importer un échantillon, contrôler, puis basculer.** Comptez une demi-journée pour quelques centaines de clients, deux à trois jours pour un portefeuille chargé et ancien. Le risque n'est pas de « perdre ses données » — un export existe presque toujours — mais d'importer un portefeuille **silencieusement faux** : doublons dédoublés, dates au mauvais format, contrats rattachés au mauvais client. Ce guide décrit les pièges réellement rencontrés et l'ordre dans lequel les traiter — si vous n'avez pas encore choisi la destination, commencez par notre guide du [logiciel de courtage en assurance](https://weenova.ai/logiciel-courtage-assurance).

## Le vrai risque n’est pas de perdre ses données

La peur qu'expriment les courtiers — « je vais perdre mon portefeuille » — n'est presque jamais celle qui se réalise. Un export existe, et le droit à la portabilité du RGPD vous en garantit un.

Le risque réel est plus insidieux : **importer un portefeuille silencieusement faux.** Rien ne plante, l'import affiche « 2 847 lignes importées », tout a l'air normal — et six mois plus tard vous découvrez que les échéances d'avril ont été lues comme des échéances de mars, ou que 300 contrats sont rattachés au mauvais client parce que deux « Martin » ont fusionné.

Un import qui échoue est un bon import : il vous dit où est le problème. C'est l'import qui réussit trop facilement qu'il faut regarder de près.

## Les cinq pièges qui reviennent à chaque migration

Ce ne sont pas des hypothèses. Ce sont les cinq problèmes qu'on rencontre effectivement sur des exports de courtage réels :

- **Les dates ambiguës.** `03/04/2025` est le 3 avril pour vous et le 4 mars pour l'outil. L'ambiguïté ne provoque aucune erreur : elle est résolue en silence, et vous ne le découvrez qu'à la première échéance ratée. **Imposez le format ISO `AAAA-MM-JJ` dans l'export, avant même de commencer.**

- **L'encodage.** Un export en Latin-1 relu en UTF-8 transforme « Périgord » en « Périgord ». Le fichier s'importe parfaitement — avec des noms illisibles dans tout le portefeuille.

- **Les doublons dédoublés.** « SARL Dupont », « Dupont SARL », « dupont sarl » : trois lignes, un seul client. Si vous dédoublonnez sur le nom, vous fusionnerez aussi deux vrais homonymes. Dédoublonnez sur le **SIRET** (entreprises) ou l'**e-mail / téléphone** (particuliers).

- **Les contrats orphelins.** Vos contrats référencent le client par un identifiant. Si vous fusionnez des doublons en gardant le mauvais identifiant, les contrats se rattachent au mauvais client — ou à personne. **Fusionnez toujours en conservant l'identifiant le plus ancien.**

- **La ligne de total.** Beaucoup d'exports Excel se terminent par une ligne de somme. Elle s'importera comme un client nommé « TOTAL », porteur d'une prime de 847 000 €.

## Mapper 60 colonnes sans y passer la semaine

Un export de courtage réel fait couramment **40 à 60 colonnes**. C'est l'étape qui décourage — et celle où l'ordre change tout. Mappez en trois passes :

1. **Les clés de liaison d'abord** : référence client, numéro de police, SIRET. Ce sont elles qui tiennent la cohérence de tout le reste. Une clé mal mappée, et les contrats se détachent des clients.

2. **Les champs métier ensuite** : prime, échéance principale, compagnie, produit, date d'effet, statut (en cours / résilié / réduit). ⚠️ **Attention au statut** : un contrat « réduit » n'est **pas** un contrat résilié — c'est un contrat en cours dont les cotisations ont cessé. Le mapper en « résilié » sort du portefeuille des contrats qui y sont encore.

3. **Le reste enfin** : commentaires, apporteur, commissions, dates de dernier contact.

Toute colonne laissée de côté doit être une **décision explicite**, notée quelque part — pas un oubli qu'on découvre en cherchant une information qui n'a jamais été importée.

Chez [Weenova](https://weenova.ai/), l'import CSV détecte automatiquement les colonnes usuelles (nom, SIRET, compagnie, prime, échéance) et vous présente le mapping à valider plutôt qu'à saisir. Il est **inclus et autonome** — testable pendant l'[essai gratuit de 14 jours](https://weenova.ai/prix-crm-courtier-assurance), donc avant tout engagement. C'est le bon moment pour découvrir les défauts de votre export : pendant que vous ne payez rien.

## Les trois totaux qui valident une migration

Ne déclarez jamais une migration réussie parce que l'import affiche un message vert. Vérifiez trois nombres, face à votre ancien outil :

1. **Le nombre de clients.** S'il a baissé, vous avez sur-dédoublonné : de vrais clients distincts ont fusionné.

2. **Le nombre de contrats en cours.** S'il a baissé, regardez les statuts — les contrats « réduits » ou « suspendus » ont probablement été classés « résiliés ».

3. **La somme des primes annuelles.** C'est le contrôle le plus révélateur : il attrape à la fois les contrats perdus, les primes mal parsées (virgule contre point décimal) et la fameuse ligne « TOTAL ».

Si les trois concordent, basculez. **Conservez l'export d'origine et un accès en lecture à l'ancien outil pendant au moins trois mois** : les anomalies apparaissent au premier cycle d'échéances, pas le jour de l'import.

## Et la conformité, pendant la migration ?

Deux points souvent oubliés, qui se paient cher :

- **La piste d'audit ne se migre pas.** Les documents et interactions horodatés de votre ancien outil deviennent, dans le nouveau, des fichiers dont la date d'import est la date de création. Ce n'est pas grave si vous **conservez l'export d'origine** : c'est lui qui fait foi pour la période antérieure. Archivez-le, ne le jetez pas après la bascule — voir [le devoir de conseil et la piste d'audit](https://weenova.ai/devoir-de-conseil-courtier-tracabilite).

- **Les durées de conservation vous suivent.** Migrer ne remet pas les compteurs à zéro : les délais courent depuis l'origine de la relation, pas depuis l'import. Le détail est sur [combien de temps conserver les données d'un client](https://weenova.ai/duree-conservation-donnees-courtier-assurance).

Et un réflexe de sécurité élémentaire : un export de portefeuille est un fichier contenant des données de santé et des coordonnées bancaires. **Il ne transite pas par e-mail et ne dort pas dans le dossier Téléchargements.** Chiffrez-le, et supprimez-le une fois la migration validée.

## Questions fréquentes

### Combien de temps prend une reprise de portefeuille ?

Une demi-journée pour quelques centaines de clients avec un export propre. Deux à trois jours pour un portefeuille ancien et chargé, l'essentiel du temps passant dans le nettoyage et le dédoublonnage — pas dans l'import lui-même, qui prend quelques minutes.

### Puis-je récupérer mes données de mon ancien CRM ?

Oui. Le droit à la portabilité du RGPD vous garantit un export de vos données dans un format structuré et couramment utilisé. Si un éditeur traîne, demandez-le par écrit en invoquant ce droit. Vérifiez que l'export couvre bien les clients, les contrats, les documents ET l'historique des interactions.

### Quel est le piège le plus fréquent ?

Les dates. Le format 03/04/2025 est lu 3 avril ou 4 mars selon l'outil, et l'ambiguïté est résolue en silence — aucune erreur n'est levée. Vous découvrez le problème à la première échéance manquée. Imposez le format ISO AAAA-MM-JJ dès l'export.

### Faut-il tout migrer, y compris les clients inactifs ?

Non, et le RGPD vous y invite : ne conservez que ce dont vous avez une raison de disposer. Mais ne purgez pas pendant la migration — vous cumuleriez deux opérations à risque. Migrez tout, puis faites le tri à froid, une fois les trois totaux de contrôle validés.

### La migration est-elle facturée ?

Cela dépend de l'éditeur, et c'est le poste le plus opaque du marché : certains la facturent de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros. Demandez-le par écrit avant de signer. Chez Weenova, l'import CSV est autonome et inclus, et vous pouvez le tester pendant l'essai gratuit — avant tout engagement.

[Tester l’import de votre portefeuille — essai 14 jours](https://app.weenova.ai/auth?signup=1)