Reprise de portefeuille : migrer d’Excel ou de son extranet vers un CRM

Le vrai risque n’est pas de perdre ses données

La peur qu'expriment les courtiers — « je vais perdre mon portefeuille » — n'est presque jamais celle qui se réalise. Un export existe, et le droit à la portabilité du RGPD vous en garantit un.

Le risque réel est plus insidieux : importer un portefeuille silencieusement faux. Rien ne plante, l'import affiche « 2 847 lignes importées », tout a l'air normal — et six mois plus tard vous découvrez que les échéances d'avril ont été lues comme des échéances de mars, ou que 300 contrats sont rattachés au mauvais client parce que deux « Martin » ont fusionné.

Un import qui échoue est un bon import : il vous dit où est le problème. C'est l'import qui réussit trop facilement qu'il faut regarder de près.

Les cinq pièges qui reviennent à chaque migration

Ce ne sont pas des hypothèses. Ce sont les cinq problèmes qu'on rencontre effectivement sur des exports de courtage réels :

• Les dates ambiguës. `03/04/2025` est le 3 avril pour vous et le 4 mars pour l'outil. L'ambiguïté ne provoque aucune erreur : elle est résolue en silence, et vous ne le découvrez qu'à la première échéance ratée. Imposez le format ISO `AAAA-MM-JJ` dans l'export, avant même de commencer.
• L'encodage. Un export en Latin-1 relu en UTF-8 transforme « Périgord » en « Périgord ». Le fichier s'importe parfaitement — avec des noms illisibles dans tout le portefeuille.
• Les doublons dédoublés. « SARL Dupont », « Dupont SARL », « dupont sarl » : trois lignes, un seul client. Si vous dédoublonnez sur le nom, vous fusionnerez aussi deux vrais homonymes. Dédoublonnez sur le SIRET (entreprises) ou l'e-mail / téléphone (particuliers).
• Les contrats orphelins. Vos contrats référencent le client par un identifiant. Si vous fusionnez des doublons en gardant le mauvais identifiant, les contrats se rattachent au mauvais client — ou à personne. Fusionnez toujours en conservant l'identifiant le plus ancien.
• La ligne de total. Beaucoup d'exports Excel se terminent par une ligne de somme. Elle s'importera comme un client nommé « TOTAL », porteur d'une prime de 847 000 €.

Mapper 60 colonnes sans y passer la semaine

Un export de courtage réel fait couramment 40 à 60 colonnes. C'est l'étape qui décourage — et celle où l'ordre change tout. Mappez en trois passes :

1. Les clés de liaison d'abord : référence client, numéro de police, SIRET. Ce sont elles qui tiennent la cohérence de tout le reste. Une clé mal mappée, et les contrats se détachent des clients.
2. Les champs métier ensuite : prime, échéance principale, compagnie, produit, date d'effet, statut (en cours / résilié / réduit). ⚠️ Attention au statut : un contrat « réduit » n'est pas un contrat résilié — c'est un contrat en cours dont les cotisations ont cessé. Le mapper en « résilié » sort du portefeuille des contrats qui y sont encore.
3. Le reste enfin : commentaires, apporteur, commissions, dates de dernier contact.

Toute colonne laissée de côté doit être une décision explicite, notée quelque part — pas un oubli qu'on découvre en cherchant une information qui n'a jamais été importée.

Chez Weenova, l'import CSV détecte automatiquement les colonnes usuelles (nom, SIRET, compagnie, prime, échéance) et vous présente le mapping à valider plutôt qu'à saisir. Il est inclus et autonome — testable pendant l'essai gratuit de 7 jours, donc avant tout engagement. C'est le bon moment pour découvrir les défauts de votre export : pendant que vous ne payez rien.

Les trois totaux qui valident une migration

Ne déclarez jamais une migration réussie parce que l'import affiche un message vert. Vérifiez trois nombres, face à votre ancien outil :

1. Le nombre de clients. S'il a baissé, vous avez sur-dédoublonné : de vrais clients distincts ont fusionné.
2. Le nombre de contrats en cours. S'il a baissé, regardez les statuts — les contrats « réduits » ou « suspendus » ont probablement été classés « résiliés ».
3. La somme des primes annuelles. C'est le contrôle le plus révélateur : il attrape à la fois les contrats perdus, les primes mal parsées (virgule contre point décimal) et la fameuse ligne « TOTAL ».

Si les trois concordent, basculez. Conservez l'export d'origine et un accès en lecture à l'ancien outil pendant au moins trois mois : les anomalies apparaissent au premier cycle d'échéances, pas le jour de l'import.

Et la conformité, pendant la migration ?

Deux points souvent oubliés, qui se paient cher :

• La piste d'audit ne se migre pas. Les documents et interactions horodatés de votre ancien outil deviennent, dans le nouveau, des fichiers dont la date d'import est la date de création. Ce n'est pas grave si vous conservez l'export d'origine : c'est lui qui fait foi pour la période antérieure. Archivez-le, ne le jetez pas après la bascule — voir le devoir de conseil et la piste d'audit.
• Les durées de conservation vous suivent. Migrer ne remet pas les compteurs à zéro : les délais courent depuis l'origine de la relation, pas depuis l'import. Le détail est sur combien de temps conserver les données d'un client.

Et un réflexe de sécurité élémentaire : un export de portefeuille est un fichier contenant des données de santé et des coordonnées bancaires. Il ne transite pas par e-mail et ne dort pas dans le dossier Téléchargements. Chiffrez-le, et supprimez-le une fois la migration validée.

Questions fréquentes

Combien de temps prend une reprise de portefeuille ?

Une demi-journée pour quelques centaines de clients avec un export propre. Deux à trois jours pour un portefeuille ancien et chargé, l'essentiel du temps passant dans le nettoyage et le dédoublonnage — pas dans l'import lui-même, qui prend quelques minutes.

Puis-je récupérer mes données de mon ancien CRM ?

Oui. Le droit à la portabilité du RGPD vous garantit un export de vos données dans un format structuré et couramment utilisé. Si un éditeur traîne, demandez-le par écrit en invoquant ce droit. Vérifiez que l'export couvre bien les clients, les contrats, les documents ET l'historique des interactions.

Quel est le piège le plus fréquent ?

Les dates. Le format 03/04/2025 est lu 3 avril ou 4 mars selon l'outil, et l'ambiguïté est résolue en silence — aucune erreur n'est levée. Vous découvrez le problème à la première échéance manquée. Imposez le format ISO AAAA-MM-JJ dès l'export.

Faut-il tout migrer, y compris les clients inactifs ?

Non, et le RGPD vous y invite : ne conservez que ce dont vous avez une raison de disposer. Mais ne purgez pas pendant la migration — vous cumuleriez deux opérations à risque. Migrez tout, puis faites le tri à froid, une fois les trois totaux de contrôle validés.

La migration est-elle facturée ?

Cela dépend de l'éditeur, et c'est le poste le plus opaque du marché : certains la facturent de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros. Demandez-le par écrit avant de signer. Chez Weenova, l'import CSV est autonome et inclus, et vous pouvez le tester pendant l'essai gratuit — avant tout engagement.